Posts

live online congressen

Twee voorbeelden van live online congressen die veel deelnemers bereiken

Live online congressen bereiken en betrekken een groot online publiek bovenop de fysieke deelnemers. ICCA en KNGF zetten hun live online congres in met hele verschillende doelstellingen. Lees hier hun ervaringen en lessen, die gaan over meer contact, nieuw publiek en online inspraak.

Voorbeeld 1 – ICCA live online workshop 2013: 4x zoveel deelnemers uit 75 landen

Als er nieuwe ontwikkelingen zijn in de congreswereld, staat International Congress and Convention Association (ICCA) vooraan. In juli 2013 organiseerden wij met LiveOnlineEvents voor hen een eerste live online event. Het was een experiment met als belangrijkste doelen:

  • Aan meer mensen kennis overdragen;
  • Intensiever contact met de achterban.

live online congressen

Resultaat: 400% extra deelnemers en 3 belangrijke lessen

Op het fysieke evenement waren 84 deelnemers uit 37 landen aanwezig. De online uitzending trok een extra 604 deelnemers uit 75 landen: een extra 400% dus. Zo’n 300 daarvan participeerden actief via chat en Twitter. Beide doelen van dit live online congres, bereik en contact, werden ruimschoots bereikt. Maar een experiment is pas een experiment als je ervan leert. De belangrijkste lessen voor ons waren:

Les 1: meer ruimte voor interactie met het online publiek

De interactie tijdens de uitzending in 2013 vond vooral plaats door middel van een paar vragen die werden ingebracht tijdens de panel discussie. Dit jaar hebben we bij ICCA tijdens het hoofdprogramma online deelnemers actiever betrokken, onder andere met 2 online polls. Daarnaast maakten we ruimte tijdens de nabeschouwing om het panel vragen van het publiek te laten beantwoorden.

Les 2: samen kijken geeft een nog groter gevoel van betrokkenheid

Nog meer dan vorig jaar stimuleren we online deelnemers om samen te kijken. Zulke satellite events versterken de betrokkenheid en het lange-termijn effect van de uitzending. In de communicatie richten we ons hier specifiek op en we brengen deze ‘hubs’ ook in beeld tijdens de uitzending met een ‘wave around the world’.

live online congressen

Les 3: meer aandacht voor de omgeving en het ‘plaatje’

In de editie van 2013 zonden we uit vanuit een wat apart zaaltje met een enigszins gedateerd uiterlijk. Dit jaar hebben we veel meer de sfeer van het event en de locatie in de uitzending gehaald door veel aandacht te besteden aan de verlichting en een stukje met de camera ‘op pad’  te gaan.

Hoe vindt jij dat het gelukt is?

Kijken of het gelukt is? De tweede editie van het ICCA live online congres vond plaats op 4 juli. Bekijk hieronder een overzicht van de video’s en laat me weten of je vindt dat we deze lessen goed geïmplementeerd hebben.

Voorbeeld 2 – KNGF live online congres: online meepraten over beleid

Op 13 en 14 juni vond het FysioCongres 2014 plaats, van Het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Op beide dagen zonden we in de ochtend een online programma uit met:

  1. een korte voorbeschouwing en hoogtepunten uit het congres programma;
  2. een live uitzending van de openingen en de keynote speech;
  3. een tussenprogramma speciaal voor online deelnemers, met sprekersinterviews en demonstraties;
  4. een interactieve workshop en (online) brainstorm over de toekomst van KNGF.

Inspraak via online parallelsessie: + 300% deelnemers

Bovenop het totaal van 1.600 fysieke deelnemers in twee dagen, participeerden er nog eens 528 mensen in het online event, een extra bereik van 33%. Hiervan geeft de helft aan volgend jaar graag naar het fysieke evenement te komen. De waardering voor het online programma was groot, zoals een van de deelnemers het verwoordt: ‘Heel mooi om er niet bij te zijn maar er toch bij te zijn!’

live online congressen

Een van de belangrijkste onderdelen in de uitzending was een live inspraaksessie over het strategisch meerjarenplan van de KNGF. Ook leden die niet aanwezig waren, kregen zo de gelegenheid om mee te discussiëren en te stemmen. Terwijl er in de twee fysieke parallelsessies over dit onderwerp in totaal 21 deelnemers waren, deden online 85 mensen mee: een toename met 300%. Zij participeerden actief met 254 berichten en stemmen.

Tip: de werving van online deelnemers vereist een andere toon & timing

De communicatie rond het online event moet je net zo serieus aanpakken als de marketing van de fysieke bijeenkomst. De timing is wel wezenlijk anders:

  • bij een fysiek congres start de promotie vanaf een jaar van tevoren en loopt af in de laatste weken voor de bijeenkomst;
  • voor het online gedeelte ligt het zwaartepunt van de communicatie juist in die paar weken, en met name in de laatste 48 uur, vóór het congres.

live online congressen

Een deelnemer aan een online sessie besluit pas kort van tevoren om daadwerkelijk mee te doen. Het is vaak een impuls beslissing. Je zegt er hoogstwaarschijnlijk geen belangrijke afspraken voor af, maar als je op dat moment toch op kantoor of achter je computer zit, doe je wel mee!

Belangrijke les: live online congressen hebben een lagere drempel

Een online uitzending maakt een onderwerp niet per definitie sexy. Een parallesessie waarop 21 van de 1.600 fysiek aanwezigen (1,25%) intekenen, zal ook online geen miljoenenpubliek trekken. Toch is de drempel dan lager: van 528 online KNGF-deelnemers participeerde 16% in de strategiesessie. Daarmee is dit een succes te noemen. Zeker omdat het pas de eerste keer is dat het KNGF op deze manier haar leden betrekt bij de beleidsvorming.

live online congressen

Hoe maak je jouw congres live en online? Bepaal eerst je doel & experimenteer

Hoe je een live online congres inricht, hangt af van het doel dat je ermee hebt. Deze twee voorbeelden laten dat duidelijk zien. Wil je meer bereik? Wil je actieve inspraak? Is het lange-termijn effect het belangrijkste? Afhankelijk van de doelstelling richt je vervolgens de online uitzending(en) in.

Zelf een live online congres ervaren is de belangrijkste stap!

De belangrijkste tip die ik geef in alle presentaties over live online congressen: zorg dat je het als deelnemer een keer hebt meegemaakt! Pas dan begrijp je hoe het voelt om op afstand mee te doen. Wat er zo leuk en spectaculair aan is. Maar ook wat de uitdagingen zijn en waar jij als organisator van jouw congres dus goed op moet letten.

Kortom, wil je zelf ervaren hoe het werkt? Stuur me even een berichtje en dan laat ik je weten wanneer we de eerst volgende uitzending hebben. Je bent dan van harte welkom om mee te doen. Misschien komt jouw bijdrage wel in de uitzending!

(als je voor die tijd al eens een uitzending wil terug kijken, kun je hier de opnames van de live online workshop voor ICCA in 2014 zien).

fysieke event

Wat kan jouw fysieke event leren van online events?

Evenementen die experimenteren met live online vormen zijn blij met het extra bereik en de interactie die dat oplevert. In de afgelopen vier maanden maakten we bij vijf evenementen een online uitzending. Wat mij opviel: het online publiek is kritisch, actief en maakt ons scherper. Wat kan het fysieke event hiervan leren?

Weg met één muisklik

Online kijkers zijn weg met één muisklik. Vaak kijken ze in een (werk-) omgeving waar nog meer te doen is. Niks ‘captive audience’. Dus moeten we extra ons best doen om de aandacht vast te houden. Fysieke bezoekers zullen niet snel tijdens een sessie de zaal verlaten. Online kunnen mensen elk moment ongezien vertrekken.

fysieke event

Resultaat: betere kwaliteit van je fysieke event

Dit publiek zet ons op scherp en praat terug. De feedback is online en real-time: zowel in waardering als aanwezigheid. Dus we doen ons best. Heel erg ons best!

Kort, afwisselend, interactief

Met korte, afwisselende sessies houden we publiek geboeid. De online setting stimuleert het meedoen aan discussies via chat of Twitter. De voorbeschouwingen geven context aan het onderwerp en kijkers kunnen direct vragen stellen. Het levert hoge kijkcijfers en goede waarderingen op. Als we dat nu eens terugvertalen naar het fysieke evenement?

MIJN 3 TIPS VOOR JOUW VOLGENDE EVENEMENT ZIJN DAN:

1. Focus op essentie: alle bullshit eruit

In elk item dat we online programmeren, staan ‘learnings’ centraal. Vooraf bepalen we exact: wat kunnen kijkers hiervan leren. Ook bij een fysieke presentatie zou dat het uitgangspunt moeten zijn. Alles was daar niet aan bijdraagt: schrappen!

2. Wissel af in vorm

De uitzendingen zijn dynamisch als een TV-show. Telkens gebeurt er wat anders: presentatie, filmpje, interactie, stemmen, vragen etc. Een onderdeel duurt nooit langer dan 10 minuten.  Moderne presentatiemiddelen maken deze afwisseling ook in de zaal mogelijk. En je hebt een extra troef: je kunt het publiek fysiek in beweging brengen: laat ze handen opsteken, staan, bewegen – een betere opfrisser is er niet.

3. Faciliteer méér interactie in je fysieke event

Interactie is dé manier om publiek te betrekken. Bij nagenoeg elke uitzending die we maken kunnen deelnemers chatten en twitteren. Ook stemmen of vragen stellen zijn populair. Maar pas op met interactie om de interactie: het publiek wil zien dat er iets met zijn of haar bijdrage gebeurt; een goede moderator is essentieel. Ook in een zaal kun je interactie stimuleren. Les 1? Zorg voor alsjeblieft voor een #hashtag en communiceer deze met je deelnemers!!

live online events

Live online events; hoe verdien je geld aan virtuele deelnemers?

Heb je weleens overwogen om jouw evenement live uit te zenden? Daarmee kun je in een keer een veel groter publiek bereiken, de CO2-uitstoot reduceren en een enorme hoeveelheid inhoudelijk materiaal vastleggen. In augustus 2011 maakte ik deel uit van de ‘Amsterdam Pod’ tijdens Event Camp Twin Cities. Doelstelling van dit evenement was het creëren van een live laboratorium voor professionals uit de internationale evenementen industrie. En dat was het!

live online events

Het was toentertijd mijn derde ervaring met een live online event: eerder als mede-organisator van de Masterclass Social Media (#MSM10) en als bezoeker van een co-locatie tijdens TEDxAmsterdam.

In dit artikel deel ik een aantal ideeën met je over de ROI van live online events.

Extra kosten?

Wanneer je overweegt om jouw evenement live uit te zenden, komt er op een zeker moment altijd de discussie over kosten op tafel. Het live uitzenden van een evenement vraagt nou eenmaal een extra investering. Zowel in tijd van jou als organisator, als in huur van extra mensen, apparatuur en verbindingen. Hoe verdien je die extra uitgaven terug?

Meer deelnemers met live online events!

Sommige organisatoren zijn bang dat het live uitzenden zorgt dat mensen weg blijven. Mijn ervaring is juist het tegenovergestelde: mensen krijgen de kans om te zien ‘wat ze missen’. Zij gaan hun stinkende best doen om er de volgende keer wel bij te zijn!

Extra promotie!

Bovendien communiceert de virtuele deelnemer vaak via Social Media als Twitter en Facebook met de fysieke deelnemers. Daardoor brengt hij/zij het evenement ook nog eens onder de aandacht van al zijn vrienden en volgers. Dit worden daardoor op hun beurt allemaal potentiële (virtuele) deelnemers.

Ook al het materiaal dat tijdens het evenement wordt opgenomen, is een goudmijn voor de promotie van een volgende editie. Mensen kunnen zelfs lang na het evenement de inhoud nog tot zich nemen.

Directe inkomsten van adverteerders

Maar wat nou als er geen ‘volgende editie’ is? In dat geval biedt de live uitzending je de mogelijkheid om extra ruimte te verkopen aan adverteerders. Denk bijvoorbeeld aan gesponsorde ‘bumpers’ of zelfs korte reclames.

live online events

Wat je vooral niet moet doen: virtuele deelnemers laten betalen

Het domste wat je in mijn ogen kunt doen, is geld vragen voor het meekijken via een live verbinding. Hoewel het soms op de korte termijn aantrekkelijk lijkt. Echter, dit werpt een hoge drempel op en strookt niet met de manier waarop we inmiddels gewend zijn om informatie te consumeren op het internet.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen en ideeën en lees ze graag hieronder bij de reacties.