Berichten

live online congressen

Live online congressen bereiken en betrekken een groot online publiek bovenop de fysieke deelnemers. ICCA en KNGF zetten hun live online congres in met hele verschillende doelstellingen. Lees hier hun ervaringen en lessen, die gaan over meer contact, nieuw publiek en online inspraak.

Voorbeeld 1 – ICCA live online workshop 2013: 4x zoveel deelnemers uit 75 landen

Als er nieuwe ontwikkelingen zijn in de congreswereld, staat International Congress and Convention Association (ICCA) vooraan. In juli 2013 organiseerden wij met LiveOnlineEvents voor hen een eerste live online event. Het was een experiment met als belangrijkste doelen:

  • Aan meer mensen kennis overdragen;
  • Intensiever contact met de achterban.

live online congressen

Resultaat: 400% extra deelnemers en 3 belangrijke lessen

Op het fysieke evenement waren 84 deelnemers uit 37 landen aanwezig. De online uitzending trok een extra 604 deelnemers uit 75 landen: een extra 400% dus. Zo’n 300 daarvan participeerden actief via chat en Twitter. Beide doelen van dit live online congres, bereik en contact, werden ruimschoots bereikt. Maar een experiment is pas een experiment als je ervan leert. De belangrijkste lessen voor ons waren:

Les 1: meer ruimte voor interactie met het online publiek

De interactie tijdens de uitzending in 2013 vond vooral plaats door middel van een paar vragen die werden ingebracht tijdens de panel discussie. Dit jaar hebben we bij ICCA tijdens het hoofdprogramma online deelnemers actiever betrokken, onder andere met 2 online polls. Daarnaast maakten we ruimte tijdens de nabeschouwing om het panel vragen van het publiek te laten beantwoorden.

Les 2: samen kijken geeft een nog groter gevoel van betrokkenheid

Nog meer dan vorig jaar stimuleren we online deelnemers om samen te kijken. Zulke satellite events versterken de betrokkenheid en het lange-termijn effect van de uitzending. In de communicatie richten we ons hier specifiek op en we brengen deze ‘hubs’ ook in beeld tijdens de uitzending met een ‘wave around the world’.

live online congressen

Les 3: meer aandacht voor de omgeving en het ‘plaatje’

In de editie van 2013 zonden we uit vanuit een wat apart zaaltje met een enigszins gedateerd uiterlijk. Dit jaar hebben we veel meer de sfeer van het event en de locatie in de uitzending gehaald door veel aandacht te besteden aan de verlichting en een stukje met de camera ‘op pad’  te gaan.

Hoe vindt jij dat het gelukt is?

Kijken of het gelukt is? De tweede editie van het ICCA live online congres vond plaats op 4 juli. Bekijk hieronder een overzicht van de video’s en laat me weten of je vindt dat we deze lessen goed geïmplementeerd hebben.

Voorbeeld 2 – KNGF live online congres: online meepraten over beleid

Op 13 en 14 juni vond het FysioCongres 2014 plaats, van Het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Op beide dagen zonden we in de ochtend een online programma uit met:

  1. een korte voorbeschouwing en hoogtepunten uit het congres programma;
  2. een live uitzending van de openingen en de keynote speech;
  3. een tussenprogramma speciaal voor online deelnemers, met sprekersinterviews en demonstraties;
  4. een interactieve workshop en (online) brainstorm over de toekomst van KNGF.

Inspraak via online parallelsessie: + 300% deelnemers

Bovenop het totaal van 1.600 fysieke deelnemers in twee dagen, participeerden er nog eens 528 mensen in het online event, een extra bereik van 33%. Hiervan geeft de helft aan volgend jaar graag naar het fysieke evenement te komen. De waardering voor het online programma was groot, zoals een van de deelnemers het verwoordt: ‘Heel mooi om er niet bij te zijn maar er toch bij te zijn!’

live online congressen

Een van de belangrijkste onderdelen in de uitzending was een live inspraaksessie over het strategisch meerjarenplan van de KNGF. Ook leden die niet aanwezig waren, kregen zo de gelegenheid om mee te discussiëren en te stemmen. Terwijl er in de twee fysieke parallelsessies over dit onderwerp in totaal 21 deelnemers waren, deden online 85 mensen mee: een toename met 300%. Zij participeerden actief met 254 berichten en stemmen.

Tip: de werving van online deelnemers vereist een andere toon & timing

De communicatie rond het online event moet je net zo serieus aanpakken als de marketing van de fysieke bijeenkomst. De timing is wel wezenlijk anders:

  • bij een fysiek congres start de promotie vanaf een jaar van tevoren en loopt af in de laatste weken voor de bijeenkomst;
  • voor het online gedeelte ligt het zwaartepunt van de communicatie juist in die paar weken, en met name in de laatste 48 uur, vóór het congres.

live online congressen

Een deelnemer aan een online sessie besluit pas kort van tevoren om daadwerkelijk mee te doen. Het is vaak een impuls beslissing. Je zegt er hoogstwaarschijnlijk geen belangrijke afspraken voor af, maar als je op dat moment toch op kantoor of achter je computer zit, doe je wel mee!

Belangrijke les: live online congressen hebben een lagere drempel

Een online uitzending maakt een onderwerp niet per definitie sexy. Een parallesessie waarop 21 van de 1.600 fysiek aanwezigen (1,25%) intekenen, zal ook online geen miljoenenpubliek trekken. Toch is de drempel dan lager: van 528 online KNGF-deelnemers participeerde 16% in de strategiesessie. Daarmee is dit een succes te noemen. Zeker omdat het pas de eerste keer is dat het KNGF op deze manier haar leden betrekt bij de beleidsvorming.

live online congressen

Hoe maak je jouw congres live en online? Bepaal eerst je doel & experimenteer

Hoe je een live online congres inricht, hangt af van het doel dat je ermee hebt. Deze twee voorbeelden laten dat duidelijk zien. Wil je meer bereik? Wil je actieve inspraak? Is het lange-termijn effect het belangrijkste? Afhankelijk van de doelstelling richt je vervolgens de online uitzending(en) in.

Zelf een live online congres ervaren is de belangrijkste stap!

De belangrijkste tip die ik geef in alle presentaties over live online congressen: zorg dat je het als deelnemer een keer hebt meegemaakt! Pas dan begrijp je hoe het voelt om op afstand mee te doen. Wat er zo leuk en spectaculair aan is. Maar ook wat de uitdagingen zijn en waar jij als organisator van jouw congres dus goed op moet letten.

Kortom, wil je zelf ervaren hoe het werkt? Stuur me even een berichtje en dan laat ik je weten wanneer we de eerst volgende uitzending hebben. Je bent dan van harte welkom om mee te doen. Misschien komt jouw bijdrage wel in de uitzending!

(als je voor die tijd al eens een uitzending wil terug kijken, kun je hier de opnames van de live online workshop voor ICCA in 2014 zien).

fysieke event

Evenementen die experimenteren met live online vormen zijn blij met het extra bereik en de interactie die dat oplevert. In de afgelopen vier maanden maakten we bij vijf evenementen een online uitzending. Wat mij opviel: het online publiek is kritisch, actief en maakt ons scherper. Wat kan het fysieke event hiervan leren?

Weg met één muisklik

Online kijkers zijn weg met één muisklik. Vaak kijken ze in een (werk-) omgeving waar nog meer te doen is. Niks ‘captive audience’. Dus moeten we extra ons best doen om de aandacht vast te houden. Fysieke bezoekers zullen niet snel tijdens een sessie de zaal verlaten. Online kunnen mensen elk moment ongezien vertrekken.

fysieke event

Resultaat: betere kwaliteit van je fysieke event

Dit publiek zet ons op scherp en praat terug. De feedback is online en real-time: zowel in waardering als aanwezigheid. Dus we doen ons best. Heel erg ons best!

Kort, afwisselend, interactief

Met korte, afwisselende sessies houden we publiek geboeid. De online setting stimuleert het meedoen aan discussies via chat of Twitter. De voorbeschouwingen geven context aan het onderwerp en kijkers kunnen direct vragen stellen. Het levert hoge kijkcijfers en goede waarderingen op. Als we dat nu eens terugvertalen naar het fysieke evenement?

MIJN 3 TIPS VOOR JOUW VOLGENDE EVENEMENT ZIJN DAN:

1. Focus op essentie: alle bullshit eruit

In elk item dat we online programmeren, staan ‘learnings’ centraal. Vooraf bepalen we exact: wat kunnen kijkers hiervan leren. Ook bij een fysieke presentatie zou dat het uitgangspunt moeten zijn. Alles was daar niet aan bijdraagt: schrappen!

2. Wissel af in vorm

De uitzendingen zijn dynamisch als een TV-show. Telkens gebeurt er wat anders: presentatie, filmpje, interactie, stemmen, vragen etc. Een onderdeel duurt nooit langer dan 10 minuten.  Moderne presentatiemiddelen maken deze afwisseling ook in de zaal mogelijk. En je hebt een extra troef: je kunt het publiek fysiek in beweging brengen: laat ze handen opsteken, staan, bewegen – een betere opfrisser is er niet.

3. Faciliteer méér interactie in je fysieke event

Interactie is dé manier om publiek te betrekken. Bij nagenoeg elke uitzending die we maken kunnen deelnemers chatten en twitteren. Ook stemmen of vragen stellen zijn populair. Maar pas op met interactie om de interactie: het publiek wil zien dat er iets met zijn of haar bijdrage gebeurt; een goede moderator is essentieel. Ook in een zaal kun je interactie stimuleren. Les 1? Zorg voor alsjeblieft voor een #hashtag en communiceer deze met je deelnemers!!

online deelnemers

Het web staat vol met blogposts en artikelen over live online event. En ze hebben allemaal iets gemeen, wat ik persoonlijk echt storend vind: ze trekken een scherpe rode lijn tussen ‘live’ en ‘virtuele’ deelnemers en behandelen hen als twee totaal verschillende, onafhankelijke groepen. Dit onderscheid is niet alleen verwarrend maar leidt ook tot een verkeerde dienstverlening naar zowel je fysieke als je online deelnemers van live online evenement.

Live online event heeft geen ‘virtuele’ maar ‘live online’ deelnemers

Ten eerste spreek ik bij een live online evenement liever van een ‘online deelnemer’ dan van een ‘virtuele deelnemer’, want dat laatste associeer ik met ‘fictief’. Bovendien denk ik dat deze term niet helpt om organisatoren van evenementen eraan te herinneren dat online deelnemers nog altijd echte mensen zijn.

Ten tweede zijn online deelnemers net zo ‘live’ aanwezig als de fysiek aanwezigen. Wanneer je een evenement in real-time volgt, maakt het geen verschil of je nu op de plaats bent waar het gebeurt of ergens anders. Een voetbalwedstrijd of een concert kan ook ‘live’ worden uitgezonden op tv.

Ook jij organiseert nu al een bijna altijd een live online event

In feite is de lijn tussen fysieke en online aanwezigen erg wazig. Fysieke en online deelnemers zijn met elkaar verbonden via hun telefoons en sociale media kanalen. Thuisblijvers kunnen deelnemen aan de discussies over je evenement, met of zonder jou toestemming. Bezoekers zullen zich met de buitenwereld verbinden zonder je dit te vragen (mits ze toegang hebben tot het internet vanaf je evenementenlocatie, maar daar heb ik in het verleden al genoeg over gezegd).

Conclusie: er bestaat sowieso al een verbinding tussen beide groepen. Vrijwel iedere bijeenkomst of congres is dus per definitie al een live online evenement. Als slimme eventplanner gebruik je juist moderne technologie om dat te versterken en in je voordeel te gebruiken. Zorg ervoor dat fysieke bezoekers terugkomen en dat online deelnemers een kaartje kopen voor volgend jaar.

Is het dan voldoende om een videostream op te starten en een Twitter hashtag te promoten? Zeker niet!

Het verschil tussen een fysieke en een online deelnemer

Hoewel er zeker een verband bestaat, hebben online deelnemers hele andere behoeften dan fysieke bezoekers. De online deelnemer heeft toegang tot (delen van) de inhoud van het evenement die je via het online platform aanbiedt en kan daarmee ‘kennis’ verzamelen die publiekelijk wordt gedeeld. Echter, hij ervaart een belangrijk nadeel ten opzichte van live-deelnemers. Hij is er niet fysiek aanwezig. Hij wordt niet omringd door andere mensen in een aantrekkelijke locatie, maar zit waarschijnlijk in zijn kantoor of thuis in zijn vertrouwde dagelijkse leefomgeving.

online deelnemers

Mijn held en collega Neville Medhora beschreef dit in een mooi voorbeeld:

“Dus als Luie Lodewijk thuisblijft, iedere sessie online volgt en netjes aantekeningen maakt, zal hij zal heel wat goede informatie verzamelen. Maar als Vriendelijke Victor wel naar de conferentie gaat, zelfs al mist hij een aantal van de sessies omdat hij een kater heeft, zal hij nog altijd meer uit de conferentie halen dan Luie Lodewijk, gewoon omdat hij op de conferentie andere mensen ontmoet, vrienden maakt, samen met de andere nerds op de conferentie kan gaan ontbijten, lunchen of dineren en een netwerk met gelijkgestemde mensen kan opbouwen.”

Deze uitspraak van Neville onderstreept een belangrijk uitgangspunt: netwerken is een van de belangrijkste factoren bij het stimuleren van mensen om een evenement fysiek bij te wonen. De online deelnemer kan niet profiteren van de ongelooflijke zakelijke voordelen om face-to-face te netwerken. Hij kan alleen maar profiteren van de droge kennis in presentaties, workshops en brainstorms. Om hem ervan te overtuigen op je evenement te blijven is het cruciaal om hem voortdurend inspirerende en informatieve inhoud aan te bieden en hen zo veel mogelijk te betrekken in het gesprek dat zich online ontvouwt.

Hoe betrek je online deelnemers bij je live online evenement?

Helaas vergeten veel organisatoren dat online deelnemers hun evenement op een heel andere manier beleven dan de fysiek aanwezigen. Live-deelnemers zijn op een bepaalde manier gebonden aan je evenement omdat ze een ticket kochten en er naartoe zijn gereisd. Online aanwezigen deden dat niet.

Even makkelijk als ze toegang hebben gekregen tot je platform, kunnen ze ook vertrekken zodra ze zich vervelen. Vergeet niet dat online deelnemers nog steeds echte mensen zijn, die betrokken willen worden, actief aan je evenement willen deelnemen en geen passieve ontvangers van je informatie zijn. Als je een slechte virtuele gastheer bent, zullen je online bezoekers niet alleen weglopen, maar ook twitteren over hun teleurstelling en al je uitnodigingen voor toekomstige evenementen negeren.

online deelnemers

Wat ze dus nodig hebben is een speciaal programma dat inspeelt op hun behoeften en hen een kans geeft om op hun eigen manier deel te nemen aan de fysieke gebeurtenis. Om je daarbij te helpen, heb ik een aantal tips verzameld op basis van het advies van doorwinterde professionals in live online events en ook mijn eigen ervaring.

Lees ze, pas ze toe en voel je vrij om te experimenteren met je eigen ideeën.

  1. Zorg voor een speciale online presentator die zich specifiek tot de online deelnemers richt en ervoor zorgt dat ze zich welkom voelen;
  2. Bouw een online helpdesk op om te reageren op hun vragen en opmerkingen;
  3. Stel moderators aan om de discussies en betrokkenheid te bevorderen;
  4. Voeg verslaggevers toe die nieuws brengen over zaken die niet direct via de livestream worden getoond;
  5. Denk na over extra content voor online deelnemers om situaties op te vullen waaraan zij niet kunnen deelnemen, zoals koffiepauzes, netwerkbijeenkomsten, enzovoort;
  6. Gebruik sportevenementen en talkshows op TV als een bron van inspiratie om relevante en leuke content te ontwikkelen. Denk hierbij aan een exclusief interview met VIP-bezoekers of een ‘Achter de schermen van …’.

online deelnemers

Deel je ervaringen met live online evenementen!

Zoals je ziet, zijn er tal van mogelijkheden om de online aanwezigen een geweldig live online evenement te laten ervaren. Ik weet zeker dat je er nog meer kunt bedenken. Er zijn geen beperkingen aan je verbeelding. Wat heb je in dit verband zelf ervaren dat je echt leuk vond?