Posts

live online congressen

Twee voorbeelden van live online congressen die veel deelnemers bereiken

Live online congressen bereiken en betrekken een groot online publiek bovenop de fysieke deelnemers. ICCA en KNGF zetten hun live online congres in met hele verschillende doelstellingen. Lees hier hun ervaringen en lessen, die gaan over meer contact, nieuw publiek en online inspraak.

Voorbeeld 1 – ICCA live online workshop 2013: 4x zoveel deelnemers uit 75 landen

Als er nieuwe ontwikkelingen zijn in de congreswereld, staat International Congress and Convention Association (ICCA) vooraan. In juli 2013 organiseerden wij met LiveOnlineEvents voor hen een eerste live online event. Het was een experiment met als belangrijkste doelen:

  • Aan meer mensen kennis overdragen;
  • Intensiever contact met de achterban.

live online congressen

Resultaat: 400% extra deelnemers en 3 belangrijke lessen

Op het fysieke evenement waren 84 deelnemers uit 37 landen aanwezig. De online uitzending trok een extra 604 deelnemers uit 75 landen: een extra 400% dus. Zo’n 300 daarvan participeerden actief via chat en Twitter. Beide doelen van dit live online congres, bereik en contact, werden ruimschoots bereikt. Maar een experiment is pas een experiment als je ervan leert. De belangrijkste lessen voor ons waren:

Les 1: meer ruimte voor interactie met het online publiek

De interactie tijdens de uitzending in 2013 vond vooral plaats door middel van een paar vragen die werden ingebracht tijdens de panel discussie. Dit jaar hebben we bij ICCA tijdens het hoofdprogramma online deelnemers actiever betrokken, onder andere met 2 online polls. Daarnaast maakten we ruimte tijdens de nabeschouwing om het panel vragen van het publiek te laten beantwoorden.

Les 2: samen kijken geeft een nog groter gevoel van betrokkenheid

Nog meer dan vorig jaar stimuleren we online deelnemers om samen te kijken. Zulke satellite events versterken de betrokkenheid en het lange-termijn effect van de uitzending. In de communicatie richten we ons hier specifiek op en we brengen deze ‘hubs’ ook in beeld tijdens de uitzending met een ‘wave around the world’.

live online congressen

Les 3: meer aandacht voor de omgeving en het ‘plaatje’

In de editie van 2013 zonden we uit vanuit een wat apart zaaltje met een enigszins gedateerd uiterlijk. Dit jaar hebben we veel meer de sfeer van het event en de locatie in de uitzending gehaald door veel aandacht te besteden aan de verlichting en een stukje met de camera ‘op pad’  te gaan.

Hoe vindt jij dat het gelukt is?

Kijken of het gelukt is? De tweede editie van het ICCA live online congres vond plaats op 4 juli. Bekijk hieronder een overzicht van de video’s en laat me weten of je vindt dat we deze lessen goed geïmplementeerd hebben.

Voorbeeld 2 – KNGF live online congres: online meepraten over beleid

Op 13 en 14 juni vond het FysioCongres 2014 plaats, van Het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Op beide dagen zonden we in de ochtend een online programma uit met:

  1. een korte voorbeschouwing en hoogtepunten uit het congres programma;
  2. een live uitzending van de openingen en de keynote speech;
  3. een tussenprogramma speciaal voor online deelnemers, met sprekersinterviews en demonstraties;
  4. een interactieve workshop en (online) brainstorm over de toekomst van KNGF.

Inspraak via online parallelsessie: + 300% deelnemers

Bovenop het totaal van 1.600 fysieke deelnemers in twee dagen, participeerden er nog eens 528 mensen in het online event, een extra bereik van 33%. Hiervan geeft de helft aan volgend jaar graag naar het fysieke evenement te komen. De waardering voor het online programma was groot, zoals een van de deelnemers het verwoordt: ‘Heel mooi om er niet bij te zijn maar er toch bij te zijn!’

live online congressen

Een van de belangrijkste onderdelen in de uitzending was een live inspraaksessie over het strategisch meerjarenplan van de KNGF. Ook leden die niet aanwezig waren, kregen zo de gelegenheid om mee te discussiëren en te stemmen. Terwijl er in de twee fysieke parallelsessies over dit onderwerp in totaal 21 deelnemers waren, deden online 85 mensen mee: een toename met 300%. Zij participeerden actief met 254 berichten en stemmen.

Tip: de werving van online deelnemers vereist een andere toon & timing

De communicatie rond het online event moet je net zo serieus aanpakken als de marketing van de fysieke bijeenkomst. De timing is wel wezenlijk anders:

  • bij een fysiek congres start de promotie vanaf een jaar van tevoren en loopt af in de laatste weken voor de bijeenkomst;
  • voor het online gedeelte ligt het zwaartepunt van de communicatie juist in die paar weken, en met name in de laatste 48 uur, vóór het congres.

live online congressen

Een deelnemer aan een online sessie besluit pas kort van tevoren om daadwerkelijk mee te doen. Het is vaak een impuls beslissing. Je zegt er hoogstwaarschijnlijk geen belangrijke afspraken voor af, maar als je op dat moment toch op kantoor of achter je computer zit, doe je wel mee!

Belangrijke les: live online congressen hebben een lagere drempel

Een online uitzending maakt een onderwerp niet per definitie sexy. Een parallesessie waarop 21 van de 1.600 fysiek aanwezigen (1,25%) intekenen, zal ook online geen miljoenenpubliek trekken. Toch is de drempel dan lager: van 528 online KNGF-deelnemers participeerde 16% in de strategiesessie. Daarmee is dit een succes te noemen. Zeker omdat het pas de eerste keer is dat het KNGF op deze manier haar leden betrekt bij de beleidsvorming.

live online congressen

Hoe maak je jouw congres live en online? Bepaal eerst je doel & experimenteer

Hoe je een live online congres inricht, hangt af van het doel dat je ermee hebt. Deze twee voorbeelden laten dat duidelijk zien. Wil je meer bereik? Wil je actieve inspraak? Is het lange-termijn effect het belangrijkste? Afhankelijk van de doelstelling richt je vervolgens de online uitzending(en) in.

Zelf een live online congres ervaren is de belangrijkste stap!

De belangrijkste tip die ik geef in alle presentaties over live online congressen: zorg dat je het als deelnemer een keer hebt meegemaakt! Pas dan begrijp je hoe het voelt om op afstand mee te doen. Wat er zo leuk en spectaculair aan is. Maar ook wat de uitdagingen zijn en waar jij als organisator van jouw congres dus goed op moet letten.

Kortom, wil je zelf ervaren hoe het werkt? Stuur me even een berichtje en dan laat ik je weten wanneer we de eerst volgende uitzending hebben. Je bent dan van harte welkom om mee te doen. Misschien komt jouw bijdrage wel in de uitzending!

(als je voor die tijd al eens een uitzending wil terug kijken, kun je hier de opnames van de live online workshop voor ICCA in 2014 zien).

live online congres

Met een live online event vergroot je de interactie en het bereik

De belangstelling voor live online events is groot, leid ik af uit de veel gebruikte zoekterm ‘wat is een live online evenement?’. En terecht. Door je congres of evenement uit te breiden met een interactieve live uitzending genereer je meer publiek en meer betrokkenheid van je doelgroep. Recente live online congressen rapporteren online deelnamecijfers van +400%! In dit artikel laat ik je graag zien wat de mogelijkheden zijn voor jouw volgende evenement. Want hoe pak je dat nou eigenlijk aan?

Dus: Wat is een ‘live online event’ eigenlijk?

Als definitie van een live online event hanteer ik “een fysieke bijeenkomst waar tegelijkertijd ook een online publiek aan deelneemt”.  Zo simpel. De essentie is dat zowel een fysiek- als een online publiek op hetzelfde moment dezelfde ervaring of inhoud tot zich kunnen nemen vanaf verschillende locaties.

live online event

Vergeet de livestream: betrek je publiek bij een live online event

We hebben allemaal wel eens gekeken naar een livestream: spreker in beeld, slides ernaast. Nogal saai, knap als je niet ‘weg zapt’. Een live online event is veel meer dan een registratie. In een live online event vul je het fysieke programma aan met een interactief online onderdeel. Daarmee bereik je een extra groot (internationaal) publiek, dat actief participeert.

De randvoorwaarden voor live online succes: interactief, kort en entertaining

Juist online moet je het publiek verleiden; ze zijn immers met één klik vertrokken. Daarom kijken we met het team van LiveOnlineEvents altijd goed naar wat werkt in de televisiewereld en combineren dat met de mogelijkheden van internet. Dit zijn de randvoorwaarden van een geslaagde online uitzending:

1. De beelden zijn dynamisch

Er zijn minimaal drie of vier camera’s aanwezig die vanuit verschillende standpunten registreren. Dit maakt dat je als kijker letterlijk ‘dichtbij’ de inhoud en de ervaring kan komen. Het schakelen van de shots houdt je geboeid aan het beeld.

2. De uitzending is interactief

Live online evenementen hebben ook één groot verschil met TV kijken: de deelnemers zitten met hun handen vlakbij een toetsenbord. Bedenk daarom hoe jouw online kijkers mee kunnen doen; bijvoorbeeld door vragen te stellen (via chat of Twitter) die live behandeld worden. Ook andere vormen van interactiviteit zijn mogelijk, zoals een poll, quiz of een gezamenlijke online brainstorm.

3. De tijd is beperkt

Als deelnemer aan een live online event is het een bijzondere ervaring om te merken dat je met allerlei mensen verspreid over het hele land (of wereld) naar dezelfde inhoud zit te kijken. ‘Watching alone together’. Om die energie te focussen en zoveel mogelijk mensen tegelijkertijd online te hebben, duurt een goede uitzending ongeveer twee uur; een redelijke span of attention voor online publiek. Bovendien kun je dan ook heel duidelijk laten voelen dat er nog veel meer ‘evenement’ is, dat de online kijker moet missen. Moeten ze de volgende keer maar wel naar het fysieke evenement komen!

4. Er is een duidelijk thema

Het is relatief makkelijk om kijkers te werven op basis van een aansprekend onderwerp. Cherry-picking is het devies: kies een duidelijk thema en bouw daar je uitzending omheen. Idealiter is dat het onderwerp ook daadwerkelijk leeft onder de doelgroep. Zo trek je kijkers die jouw evenement of congres nog niet kennen, maar na het zien van de online uitzending ongetwijfeld overwegen om volgende keer ook eens fysiek een bezoekje te brengen.

5. Entertaining als een sportuitzending of talkshow

Een goede uitzending is zo entertaining als het verslag van een voetbalwedstrijd of een moderne talkshow. Er is altijd een presentator, er zijn gasten en er is een moderator die de online bijdragen regisseert. Het zijn de simpele wetten van de televisie; je zou toch dom zijn als je van al die jaren ervaring geen gebruik maakt.

live online event

Componenten van een live online event: zo bouw je de uitzending op

Een typische online uitzending van een live online event ziet er zo uit:

  1. Een voorbeschouwing waarin de context en het onderwerp wordt neergezet. Je kunt dit gebruiken om belangrijke sprekers en experts te introduceren. Of om juist onderdelen van het congres of evenement (denk aan snapshots van andere sessies, interviews met fysieke deelnemers, entertainment etc) in beeld te brengen die op een ander tijdstip plaatsvinden;
  2. Een live registratie van een presentatie of seminar, met eventueel de mogelijkheid om online vragen te stellen. De online moderator kan deze inbrengen namens de kijkers en op afstand stellen aan de spreker of dagvoorzitter;
  3. Nabeschouwing/afsluiting. Daarin kan bijvoorbeeld een exclusieve Q&A met de keynote spreker, speciaal voor je online publiek, een grote trekker zijn. 

Een ‘Live online Hub’: Samen kijken in satellite events

De live online uitzending leent zich goed om samen te kijken. Het verhoogt de betrokkenheid nog meer (denk aan voetbal kijken in de kroeg!) en is ook een stimulans voor interactie. Bij een congres kun je bijvoorbeeld denken aan het organiseren van ‘hubs’ op universiteiten of bij sponsoren op hun kantoor. Bij zakelijke evenementen zien we wel dat de collega’s van mensen die aan het fysieke event deelnemen, samen een stuk meekijken zodat ze beter op de hoogte zijn van waar hun collega mee terugkomt.

live online event

Live online event genereert een bereik tot 10x zo groot

Er gaat niets boven de kracht van een fysieke ontmoeting, dat weet iedereen. Een uitzending zal de fysieke deelname dan ook niet verminderen. Integendeel! Wat er namelijk wel gebeurt: mensen die niet kunnen komen of er nog nooit van hadden gehoord, pikken toch de highlight(s) van het congres mee. Als die goed zijn, begrijpen ze zelf wel dat ze de volgende keer dus wèl willen afreizen naar de fysieke bijeenkomst.

Het is nou eenmaal een gegeven dat er op ieder evenement meer mensen van de beoogde doelgroep niet aanwezig zijn dan wel. Bijvoorbeeld op een ICCA live online event in 2013 waren 84 deelnemers fysiek aanwezig. De online uitzending trok 604 extra deelnemers uit 75 landen.

Van hen deden er bijna 300 een bijdrage via de chat of Twitter. En juist door al deze interactie op social media, bereik je ook weer een nieuw publiek. In het geval van dit specifieke evenement meer dan 40.000 accounts! Dat is het mooie: met een live online event geef je mensen een aanleiding en een onderwerp om het op social media over jouw congres of evenement te hebben. En dat is toch precies wat je wil?

Lange termijn effect live online events: extra bereik en nieuwe deelnemers

Met een live online event haal je niet alleen de factor ‘plaats’ weg, maar ook de factoor ‘tijd’. De uitzending kan (in delen) online later nog bekeken worden, wat het bereik op lange termijn extra vergroot en ook een nieuw publiek aanboort. Daarnaast zijn alle vragen die de online kijkers stellen een enorme schat aan inspiratie: dit is letterlijk waar je doelgroep meer over wil weten!

live online event

De online uitzending is het meest aantrekkelijk voor sponsors

Het brede bereik maakt een live online component extra aantrekkelijk voor sponsors. Ze zijn zowel zichtbaar voor de fysieke deelnemers van het congres of evenement, maar ook voor de online deelnemers. Niet alleen tijdens het evenement, maar door de online videos ook nog jaren daarna. In combinatie met het gegeven dat een live online evenement bijzonder goed werkt om buzz te genereren op Social Media, maakt een online uitzending een van meest aantrekkelijke proposities om te sponsoren. Waarschijnlijk kan jij, net als veel van onze klanten bij LiveOnlineEvents, zo’n online uitzending helemaal kostenneutraal produceren. Wie wilt dat nou niet?!

De belangrijkste eerste stap: zelf een live online event ervaren!

Het is mijn belangrijkste tip die ik geef in alle presentaties over live online events: zorg dat je het als deelnemer een keer hebt meegemaakt! Pas dan begrijp je hoe het voelt om op afstand mee te doen. Wat er zo leuk en spectaculair aan is. Maar ook wat de uitdagingen zijn en waar jij als organisator van jouw evenement of congres dus goed op moet letten.

Kortom, wil je zelf ervaren hoe het werkt? Stuur me even een berichtje. Dan laat ik je weten wanneer we de eerst volgende uitzending hebben. Je bent dan van harte welkom om mee te doen. Misschien komt jouw bijdrage wel in de uitzending!

Om het concreet te maken: voorbeelden van live online events

In mijn volgende blog bespreek ik voorbeelden van twee associaties die onlangs een live online event organiseerden: International Congress and Convention Association (ICCA) en de Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Daarna bespreek ik in een artikel de voorbeelden van twee bedrijven die onlangs een live online event organiseerden: Meetingselect en DSM.

live online events

Live online events; hoe verdien je geld aan virtuele deelnemers?

Heb je weleens overwogen om jouw evenement live uit te zenden? Daarmee kun je in een keer een veel groter publiek bereiken, de CO2-uitstoot reduceren en een enorme hoeveelheid inhoudelijk materiaal vastleggen. In augustus 2011 maakte ik deel uit van de ‘Amsterdam Pod’ tijdens Event Camp Twin Cities. Doelstelling van dit evenement was het creëren van een live laboratorium voor professionals uit de internationale evenementen industrie. En dat was het!

live online events

Het was toentertijd mijn derde ervaring met een live online event: eerder als mede-organisator van de Masterclass Social Media (#MSM10) en als bezoeker van een co-locatie tijdens TEDxAmsterdam.

In dit artikel deel ik een aantal ideeën met je over de ROI van live online events.

Extra kosten?

Wanneer je overweegt om jouw evenement live uit te zenden, komt er op een zeker moment altijd de discussie over kosten op tafel. Het live uitzenden van een evenement vraagt nou eenmaal een extra investering. Zowel in tijd van jou als organisator, als in huur van extra mensen, apparatuur en verbindingen. Hoe verdien je die extra uitgaven terug?

Meer deelnemers met live online events!

Sommige organisatoren zijn bang dat het live uitzenden zorgt dat mensen weg blijven. Mijn ervaring is juist het tegenovergestelde: mensen krijgen de kans om te zien ‘wat ze missen’. Zij gaan hun stinkende best doen om er de volgende keer wel bij te zijn!

Extra promotie!

Bovendien communiceert de virtuele deelnemer vaak via Social Media als Twitter en Facebook met de fysieke deelnemers. Daardoor brengt hij/zij het evenement ook nog eens onder de aandacht van al zijn vrienden en volgers. Dit worden daardoor op hun beurt allemaal potentiële (virtuele) deelnemers.

Ook al het materiaal dat tijdens het evenement wordt opgenomen, is een goudmijn voor de promotie van een volgende editie. Mensen kunnen zelfs lang na het evenement de inhoud nog tot zich nemen.

Directe inkomsten van adverteerders

Maar wat nou als er geen ‘volgende editie’ is? In dat geval biedt de live uitzending je de mogelijkheid om extra ruimte te verkopen aan adverteerders. Denk bijvoorbeeld aan gesponsorde ‘bumpers’ of zelfs korte reclames.

live online events

Wat je vooral niet moet doen: virtuele deelnemers laten betalen

Het domste wat je in mijn ogen kunt doen, is geld vragen voor het meekijken via een live verbinding. Hoewel het soms op de korte termijn aantrekkelijk lijkt. Echter, dit werpt een hoge drempel op en strookt niet met de manier waarop we inmiddels gewend zijn om informatie te consumeren op het internet.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen en ideeën en lees ze graag hieronder bij de reacties.

Portfolio Items