Posts

Social media reporter

Video: wat doet een social media reporter op een congres?

Social media reporters bieden dé uitgelezen kans om zogeheten thuisblijvers het gevoel te geven dat ze fysiek op een evenement of congres aanwezig zijn. LiveOnlineEvents heeft diverse social media reporters onder haar hoede. Zij creëren professionele content live vanaf het punt waar alles plaatsvindt. Door hun jarenlange ervaring realiseren ze meer online contact én interactie. Kortom: een echte meerwaarde voor jouw event of congres. 

Maar meer contact en interactie realiseren is lang niet alles. Benieuwd wat een social media reporter van LOE nog meer kan bewerkstelligen? Bekijk onderstaande video.

censureren

Participatie online congrespubliek: zegen of vloek?

In oktober 2014 was ik op een congres moderator van het online publiek. Via mij konden zij vragen stellen aan het discussiepanel op het live podium. Al snel bleek dat mijn publiek het over iets anders wilde hebben dan het panel. Ik gaf het publiek haar zin, maar was dat goed? Of had ik moeten censureren? Wat zou jij doen?

censureren

De rol van een moderator

Wanneer online publiek een stem krijgt in het live evenement, zit daar een moderator tussen. Die ontvangt de vragen, selecteert ze en brengt ze in bij de spreker of het panel. Die rol vervul ik geregeld en met veel plezier. Maar wat moet je doen als de opdrachtgever iets anders wil dan het publiek? Naar wie luister je dan?

Sterke voorkeur voor off topic vragen

In dit geval gaven we het online publiek de gelegenheid om vragen te stellen én om de vragen van anderen te waarderen met een ‘like’. Hoewel de discussie moest gaan over ‘het wel of niet uitbesteden van bedrijfsactiviteiten’ kwam uit mijn publiek (leveranciers van diensten) een vraag over de criteria waar leveranciers op worden geselecteerd. Meteen gingen dertig virtuele duimen omhoog. Om geloofwaardig te blijven, moest ik deze vraag wel stellen, ook al gingen we daarmee off topic. Toch?

Vraagstellers tevreden, discussieleider boos

Het was democratie in zijn meest zuivere vorm: de stemmende massa kreeg haar zin. Is dat goed? Ja, natuurlijk: deze vraag leefde blijkbaar bij veel deelnemers. Nee: dit was niet het onderwerp dat op de agenda stond. De discussieleider was in ieder geval ‘not amused’. Hij kreeg een vraag voor zijn kiezen waar de panelleden niet op waren voorbereid. Ook een deel van het publiek gaf later aan de onderwerpswitch niet te waarderen.

Grootste kans: weten wat er leeft

Toch kwamen we zo wel te weten wat er bij de doelgroep speelt. Via online participatie kom je sowieso meer te weten dan vanuit een ‘zwijgende zaal’. Hadden we dan van tevoren een online poll moeten doen? Dat blijft een lastige: in mijn ervaring komt er dan veel minder input vergeleken met wat je tijdens een event te horen krijgt. Dan knaagt nog steeds de vraag: had ik er direct naar moeten handelen?

Wat zou jij doen? Censureren of niet?

Geef je mening over onderstaande stelling; ik ben benieuwd wat jij vindt:
DOEN: ‘Als moderator van het online publiek ben je een doorgeefluik: het is niet aan jou om het publiek te censureren als zij vragen stellen die je niet verwacht.’
NIET DOEN: ‘Als moderator heb je te maken met randvoorwaarden. Als je publiek off topic-vragen stelt, moet je die parkeren voor een later moment.’

Ik hoor graag je mening, maar blijf wel een beetje ‘on topic’… of juist niet?

fysieke event

Wat kan jouw fysieke event leren van online events?

Evenementen die experimenteren met live online vormen zijn blij met het extra bereik en de interactie die dat oplevert. In de afgelopen vier maanden maakten we bij vijf evenementen een online uitzending. Wat mij opviel: het online publiek is kritisch, actief en maakt ons scherper. Wat kan het fysieke event hiervan leren?

Weg met één muisklik

Online kijkers zijn weg met één muisklik. Vaak kijken ze in een (werk-) omgeving waar nog meer te doen is. Niks ‘captive audience’. Dus moeten we extra ons best doen om de aandacht vast te houden. Fysieke bezoekers zullen niet snel tijdens een sessie de zaal verlaten. Online kunnen mensen elk moment ongezien vertrekken.

fysieke event

Resultaat: betere kwaliteit van je fysieke event

Dit publiek zet ons op scherp en praat terug. De feedback is online en real-time: zowel in waardering als aanwezigheid. Dus we doen ons best. Heel erg ons best!

Kort, afwisselend, interactief

Met korte, afwisselende sessies houden we publiek geboeid. De online setting stimuleert het meedoen aan discussies via chat of Twitter. De voorbeschouwingen geven context aan het onderwerp en kijkers kunnen direct vragen stellen. Het levert hoge kijkcijfers en goede waarderingen op. Als we dat nu eens terugvertalen naar het fysieke evenement?

MIJN 3 TIPS VOOR JOUW VOLGENDE EVENEMENT ZIJN DAN:

1. Focus op essentie: alle bullshit eruit

In elk item dat we online programmeren, staan ‘learnings’ centraal. Vooraf bepalen we exact: wat kunnen kijkers hiervan leren. Ook bij een fysieke presentatie zou dat het uitgangspunt moeten zijn. Alles was daar niet aan bijdraagt: schrappen!

2. Wissel af in vorm

De uitzendingen zijn dynamisch als een TV-show. Telkens gebeurt er wat anders: presentatie, filmpje, interactie, stemmen, vragen etc. Een onderdeel duurt nooit langer dan 10 minuten.  Moderne presentatiemiddelen maken deze afwisseling ook in de zaal mogelijk. En je hebt een extra troef: je kunt het publiek fysiek in beweging brengen: laat ze handen opsteken, staan, bewegen – een betere opfrisser is er niet.

3. Faciliteer méér interactie in je fysieke event

Interactie is dé manier om publiek te betrekken. Bij nagenoeg elke uitzending die we maken kunnen deelnemers chatten en twitteren. Ook stemmen of vragen stellen zijn populair. Maar pas op met interactie om de interactie: het publiek wil zien dat er iets met zijn of haar bijdrage gebeurt; een goede moderator is essentieel. Ook in een zaal kun je interactie stimuleren. Les 1? Zorg voor alsjeblieft voor een #hashtag en communiceer deze met je deelnemers!!

live online congres

Met een live online event vergroot je de interactie en het bereik

De belangstelling voor live online events is groot, leid ik af uit de veel gebruikte zoekterm ‘wat is een live online evenement?’. En terecht. Door je congres of evenement uit te breiden met een interactieve live uitzending genereer je meer publiek en meer betrokkenheid van je doelgroep. Recente live online congressen rapporteren online deelnamecijfers van +400%! In dit artikel laat ik je graag zien wat de mogelijkheden zijn voor jouw volgende evenement. Want hoe pak je dat nou eigenlijk aan?

Dus: Wat is een ‘live online event’ eigenlijk?

Als definitie van een live online event hanteer ik “een fysieke bijeenkomst waar tegelijkertijd ook een online publiek aan deelneemt”.  Zo simpel. De essentie is dat zowel een fysiek- als een online publiek op hetzelfde moment dezelfde ervaring of inhoud tot zich kunnen nemen vanaf verschillende locaties.

live online event

Vergeet de livestream: betrek je publiek bij een live online event

We hebben allemaal wel eens gekeken naar een livestream: spreker in beeld, slides ernaast. Nogal saai, knap als je niet ‘weg zapt’. Een live online event is veel meer dan een registratie. In een live online event vul je het fysieke programma aan met een interactief online onderdeel. Daarmee bereik je een extra groot (internationaal) publiek, dat actief participeert.

De randvoorwaarden voor live online succes: interactief, kort en entertaining

Juist online moet je het publiek verleiden; ze zijn immers met één klik vertrokken. Daarom kijken we met het team van LiveOnlineEvents altijd goed naar wat werkt in de televisiewereld en combineren dat met de mogelijkheden van internet. Dit zijn de randvoorwaarden van een geslaagde online uitzending:

1. De beelden zijn dynamisch

Er zijn minimaal drie of vier camera’s aanwezig die vanuit verschillende standpunten registreren. Dit maakt dat je als kijker letterlijk ‘dichtbij’ de inhoud en de ervaring kan komen. Het schakelen van de shots houdt je geboeid aan het beeld.

2. De uitzending is interactief

Live online evenementen hebben ook één groot verschil met TV kijken: de deelnemers zitten met hun handen vlakbij een toetsenbord. Bedenk daarom hoe jouw online kijkers mee kunnen doen; bijvoorbeeld door vragen te stellen (via chat of Twitter) die live behandeld worden. Ook andere vormen van interactiviteit zijn mogelijk, zoals een poll, quiz of een gezamenlijke online brainstorm.

3. De tijd is beperkt

Als deelnemer aan een live online event is het een bijzondere ervaring om te merken dat je met allerlei mensen verspreid over het hele land (of wereld) naar dezelfde inhoud zit te kijken. ‘Watching alone together’. Om die energie te focussen en zoveel mogelijk mensen tegelijkertijd online te hebben, duurt een goede uitzending ongeveer twee uur; een redelijke span of attention voor online publiek. Bovendien kun je dan ook heel duidelijk laten voelen dat er nog veel meer ‘evenement’ is, dat de online kijker moet missen. Moeten ze de volgende keer maar wel naar het fysieke evenement komen!

4. Er is een duidelijk thema

Het is relatief makkelijk om kijkers te werven op basis van een aansprekend onderwerp. Cherry-picking is het devies: kies een duidelijk thema en bouw daar je uitzending omheen. Idealiter is dat het onderwerp ook daadwerkelijk leeft onder de doelgroep. Zo trek je kijkers die jouw evenement of congres nog niet kennen, maar na het zien van de online uitzending ongetwijfeld overwegen om volgende keer ook eens fysiek een bezoekje te brengen.

5. Entertaining als een sportuitzending of talkshow

Een goede uitzending is zo entertaining als het verslag van een voetbalwedstrijd of een moderne talkshow. Er is altijd een presentator, er zijn gasten en er is een moderator die de online bijdragen regisseert. Het zijn de simpele wetten van de televisie; je zou toch dom zijn als je van al die jaren ervaring geen gebruik maakt.

live online event

Componenten van een live online event: zo bouw je de uitzending op

Een typische online uitzending van een live online event ziet er zo uit:

  1. Een voorbeschouwing waarin de context en het onderwerp wordt neergezet. Je kunt dit gebruiken om belangrijke sprekers en experts te introduceren. Of om juist onderdelen van het congres of evenement (denk aan snapshots van andere sessies, interviews met fysieke deelnemers, entertainment etc) in beeld te brengen die op een ander tijdstip plaatsvinden;
  2. Een live registratie van een presentatie of seminar, met eventueel de mogelijkheid om online vragen te stellen. De online moderator kan deze inbrengen namens de kijkers en op afstand stellen aan de spreker of dagvoorzitter;
  3. Nabeschouwing/afsluiting. Daarin kan bijvoorbeeld een exclusieve Q&A met de keynote spreker, speciaal voor je online publiek, een grote trekker zijn. 

Een ‘Live online Hub’: Samen kijken in satellite events

De live online uitzending leent zich goed om samen te kijken. Het verhoogt de betrokkenheid nog meer (denk aan voetbal kijken in de kroeg!) en is ook een stimulans voor interactie. Bij een congres kun je bijvoorbeeld denken aan het organiseren van ‘hubs’ op universiteiten of bij sponsoren op hun kantoor. Bij zakelijke evenementen zien we wel dat de collega’s van mensen die aan het fysieke event deelnemen, samen een stuk meekijken zodat ze beter op de hoogte zijn van waar hun collega mee terugkomt.

live online event

Live online event genereert een bereik tot 10x zo groot

Er gaat niets boven de kracht van een fysieke ontmoeting, dat weet iedereen. Een uitzending zal de fysieke deelname dan ook niet verminderen. Integendeel! Wat er namelijk wel gebeurt: mensen die niet kunnen komen of er nog nooit van hadden gehoord, pikken toch de highlight(s) van het congres mee. Als die goed zijn, begrijpen ze zelf wel dat ze de volgende keer dus wèl willen afreizen naar de fysieke bijeenkomst.

Het is nou eenmaal een gegeven dat er op ieder evenement meer mensen van de beoogde doelgroep niet aanwezig zijn dan wel. Bijvoorbeeld op een ICCA live online event in 2013 waren 84 deelnemers fysiek aanwezig. De online uitzending trok 604 extra deelnemers uit 75 landen.

Van hen deden er bijna 300 een bijdrage via de chat of Twitter. En juist door al deze interactie op social media, bereik je ook weer een nieuw publiek. In het geval van dit specifieke evenement meer dan 40.000 accounts! Dat is het mooie: met een live online event geef je mensen een aanleiding en een onderwerp om het op social media over jouw congres of evenement te hebben. En dat is toch precies wat je wil?

Lange termijn effect live online events: extra bereik en nieuwe deelnemers

Met een live online event haal je niet alleen de factor ‘plaats’ weg, maar ook de factoor ‘tijd’. De uitzending kan (in delen) online later nog bekeken worden, wat het bereik op lange termijn extra vergroot en ook een nieuw publiek aanboort. Daarnaast zijn alle vragen die de online kijkers stellen een enorme schat aan inspiratie: dit is letterlijk waar je doelgroep meer over wil weten!

live online event

De online uitzending is het meest aantrekkelijk voor sponsors

Het brede bereik maakt een live online component extra aantrekkelijk voor sponsors. Ze zijn zowel zichtbaar voor de fysieke deelnemers van het congres of evenement, maar ook voor de online deelnemers. Niet alleen tijdens het evenement, maar door de online videos ook nog jaren daarna. In combinatie met het gegeven dat een live online evenement bijzonder goed werkt om buzz te genereren op Social Media, maakt een online uitzending een van meest aantrekkelijke proposities om te sponsoren. Waarschijnlijk kan jij, net als veel van onze klanten bij LiveOnlineEvents, zo’n online uitzending helemaal kostenneutraal produceren. Wie wilt dat nou niet?!

De belangrijkste eerste stap: zelf een live online event ervaren!

Het is mijn belangrijkste tip die ik geef in alle presentaties over live online events: zorg dat je het als deelnemer een keer hebt meegemaakt! Pas dan begrijp je hoe het voelt om op afstand mee te doen. Wat er zo leuk en spectaculair aan is. Maar ook wat de uitdagingen zijn en waar jij als organisator van jouw evenement of congres dus goed op moet letten.

Kortom, wil je zelf ervaren hoe het werkt? Stuur me even een berichtje. Dan laat ik je weten wanneer we de eerst volgende uitzending hebben. Je bent dan van harte welkom om mee te doen. Misschien komt jouw bijdrage wel in de uitzending!

Om het concreet te maken: voorbeelden van live online events

In mijn volgende blog bespreek ik voorbeelden van twee associaties die onlangs een live online event organiseerden: International Congress and Convention Association (ICCA) en de Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF). Daarna bespreek ik in een artikel de voorbeelden van twee bedrijven die onlangs een live online event organiseerden: Meetingselect en DSM.

online deelnemers

6 voorbeelden hoe het bereik van jouw live online evenement met 500% stijgt

Het web staat vol met blogposts en artikelen over live online event. En ze hebben allemaal iets gemeen, wat ik persoonlijk echt storend vind: ze trekken een scherpe rode lijn tussen ‘live’ en ‘virtuele’ deelnemers en behandelen hen als twee totaal verschillende, onafhankelijke groepen. Dit onderscheid is niet alleen verwarrend maar leidt ook tot een verkeerde dienstverlening naar zowel je fysieke als je online deelnemers van live online evenement.

Live online event heeft geen ‘virtuele’ maar ‘live online’ deelnemers

Ten eerste spreek ik bij een live online evenement liever van een ‘online deelnemer’ dan van een ‘virtuele deelnemer’, want dat laatste associeer ik met ‘fictief’. Bovendien denk ik dat deze term niet helpt om organisatoren van evenementen eraan te herinneren dat online deelnemers nog altijd echte mensen zijn.

Ten tweede zijn online deelnemers net zo ‘live’ aanwezig als de fysiek aanwezigen. Wanneer je een evenement in real-time volgt, maakt het geen verschil of je nu op de plaats bent waar het gebeurt of ergens anders. Een voetbalwedstrijd of een concert kan ook ‘live’ worden uitgezonden op tv.

Ook jij organiseert nu al een bijna altijd een live online event

In feite is de lijn tussen fysieke en online aanwezigen erg wazig. Fysieke en online deelnemers zijn met elkaar verbonden via hun telefoons en sociale media kanalen. Thuisblijvers kunnen deelnemen aan de discussies over je evenement, met of zonder jou toestemming. Bezoekers zullen zich met de buitenwereld verbinden zonder je dit te vragen (mits ze toegang hebben tot het internet vanaf je evenementenlocatie, maar daar heb ik in het verleden al genoeg over gezegd).

Conclusie: er bestaat sowieso al een verbinding tussen beide groepen. Vrijwel iedere bijeenkomst of congres is dus per definitie al een live online evenement. Als slimme eventplanner gebruik je juist moderne technologie om dat te versterken en in je voordeel te gebruiken. Zorg ervoor dat fysieke bezoekers terugkomen en dat online deelnemers een kaartje kopen voor volgend jaar.

Is het dan voldoende om een videostream op te starten en een Twitter hashtag te promoten? Zeker niet!

Het verschil tussen een fysieke en een online deelnemer

Hoewel er zeker een verband bestaat, hebben online deelnemers hele andere behoeften dan fysieke bezoekers. De online deelnemer heeft toegang tot (delen van) de inhoud van het evenement die je via het online platform aanbiedt en kan daarmee ‘kennis’ verzamelen die publiekelijk wordt gedeeld. Echter, hij ervaart een belangrijk nadeel ten opzichte van live-deelnemers. Hij is er niet fysiek aanwezig. Hij wordt niet omringd door andere mensen in een aantrekkelijke locatie, maar zit waarschijnlijk in zijn kantoor of thuis in zijn vertrouwde dagelijkse leefomgeving.

online deelnemers

Mijn held en collega Neville Medhora beschreef dit in een mooi voorbeeld:

“Dus als Luie Lodewijk thuisblijft, iedere sessie online volgt en netjes aantekeningen maakt, zal hij zal heel wat goede informatie verzamelen. Maar als Vriendelijke Victor wel naar de conferentie gaat, zelfs al mist hij een aantal van de sessies omdat hij een kater heeft, zal hij nog altijd meer uit de conferentie halen dan Luie Lodewijk, gewoon omdat hij op de conferentie andere mensen ontmoet, vrienden maakt, samen met de andere nerds op de conferentie kan gaan ontbijten, lunchen of dineren en een netwerk met gelijkgestemde mensen kan opbouwen.”

Deze uitspraak van Neville onderstreept een belangrijk uitgangspunt: netwerken is een van de belangrijkste factoren bij het stimuleren van mensen om een evenement fysiek bij te wonen. De online deelnemer kan niet profiteren van de ongelooflijke zakelijke voordelen om face-to-face te netwerken. Hij kan alleen maar profiteren van de droge kennis in presentaties, workshops en brainstorms. Om hem ervan te overtuigen op je evenement te blijven is het cruciaal om hem voortdurend inspirerende en informatieve inhoud aan te bieden en hen zo veel mogelijk te betrekken in het gesprek dat zich online ontvouwt.

Hoe betrek je online deelnemers bij je live online evenement?

Helaas vergeten veel organisatoren dat online deelnemers hun evenement op een heel andere manier beleven dan de fysiek aanwezigen. Live-deelnemers zijn op een bepaalde manier gebonden aan je evenement omdat ze een ticket kochten en er naartoe zijn gereisd. Online aanwezigen deden dat niet.

Even makkelijk als ze toegang hebben gekregen tot je platform, kunnen ze ook vertrekken zodra ze zich vervelen. Vergeet niet dat online deelnemers nog steeds echte mensen zijn, die betrokken willen worden, actief aan je evenement willen deelnemen en geen passieve ontvangers van je informatie zijn. Als je een slechte virtuele gastheer bent, zullen je online bezoekers niet alleen weglopen, maar ook twitteren over hun teleurstelling en al je uitnodigingen voor toekomstige evenementen negeren.

online deelnemers

Wat ze dus nodig hebben is een speciaal programma dat inspeelt op hun behoeften en hen een kans geeft om op hun eigen manier deel te nemen aan de fysieke gebeurtenis. Om je daarbij te helpen, heb ik een aantal tips verzameld op basis van het advies van doorwinterde professionals in live online events en ook mijn eigen ervaring.

Lees ze, pas ze toe en voel je vrij om te experimenteren met je eigen ideeën.

  1. Zorg voor een speciale online presentator die zich specifiek tot de online deelnemers richt en ervoor zorgt dat ze zich welkom voelen;
  2. Bouw een online helpdesk op om te reageren op hun vragen en opmerkingen;
  3. Stel moderators aan om de discussies en betrokkenheid te bevorderen;
  4. Voeg verslaggevers toe die nieuws brengen over zaken die niet direct via de livestream worden getoond;
  5. Denk na over extra content voor online deelnemers om situaties op te vullen waaraan zij niet kunnen deelnemen, zoals koffiepauzes, netwerkbijeenkomsten, enzovoort;
  6. Gebruik sportevenementen en talkshows op TV als een bron van inspiratie om relevante en leuke content te ontwikkelen. Denk hierbij aan een exclusief interview met VIP-bezoekers of een ‘Achter de schermen van …’.

online deelnemers

Deel je ervaringen met live online evenementen!

Zoals je ziet, zijn er tal van mogelijkheden om de online aanwezigen een geweldig live online evenement te laten ervaren. Ik weet zeker dat je er nog meer kunt bedenken. Er zijn geen beperkingen aan je verbeelding. Wat heb je in dit verband zelf ervaren dat je echt leuk vond?

live online events

Live online events; hoe verdien je geld aan virtuele deelnemers?

Heb je weleens overwogen om jouw evenement live uit te zenden? Daarmee kun je in een keer een veel groter publiek bereiken, de CO2-uitstoot reduceren en een enorme hoeveelheid inhoudelijk materiaal vastleggen. In augustus 2011 maakte ik deel uit van de ‘Amsterdam Pod’ tijdens Event Camp Twin Cities. Doelstelling van dit evenement was het creëren van een live laboratorium voor professionals uit de internationale evenementen industrie. En dat was het!

live online events

Het was toentertijd mijn derde ervaring met een live online event: eerder als mede-organisator van de Masterclass Social Media (#MSM10) en als bezoeker van een co-locatie tijdens TEDxAmsterdam.

In dit artikel deel ik een aantal ideeën met je over de ROI van live online events.

Extra kosten?

Wanneer je overweegt om jouw evenement live uit te zenden, komt er op een zeker moment altijd de discussie over kosten op tafel. Het live uitzenden van een evenement vraagt nou eenmaal een extra investering. Zowel in tijd van jou als organisator, als in huur van extra mensen, apparatuur en verbindingen. Hoe verdien je die extra uitgaven terug?

Meer deelnemers met live online events!

Sommige organisatoren zijn bang dat het live uitzenden zorgt dat mensen weg blijven. Mijn ervaring is juist het tegenovergestelde: mensen krijgen de kans om te zien ‘wat ze missen’. Zij gaan hun stinkende best doen om er de volgende keer wel bij te zijn!

Extra promotie!

Bovendien communiceert de virtuele deelnemer vaak via Social Media als Twitter en Facebook met de fysieke deelnemers. Daardoor brengt hij/zij het evenement ook nog eens onder de aandacht van al zijn vrienden en volgers. Dit worden daardoor op hun beurt allemaal potentiële (virtuele) deelnemers.

Ook al het materiaal dat tijdens het evenement wordt opgenomen, is een goudmijn voor de promotie van een volgende editie. Mensen kunnen zelfs lang na het evenement de inhoud nog tot zich nemen.

Directe inkomsten van adverteerders

Maar wat nou als er geen ‘volgende editie’ is? In dat geval biedt de live uitzending je de mogelijkheid om extra ruimte te verkopen aan adverteerders. Denk bijvoorbeeld aan gesponsorde ‘bumpers’ of zelfs korte reclames.

live online events

Wat je vooral niet moet doen: virtuele deelnemers laten betalen

Het domste wat je in mijn ogen kunt doen, is geld vragen voor het meekijken via een live verbinding. Hoewel het soms op de korte termijn aantrekkelijk lijkt. Echter, dit werpt een hoge drempel op en strookt niet met de manier waarop we inmiddels gewend zijn om informatie te consumeren op het internet.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen en ideeën en lees ze graag hieronder bij de reacties.

Portfolio Items